Velden en tokens

Wat het doet

Je formulieren gebruiken zelden dezelfde veldnamen. Het ene formulier heeft voornaam, het andere first_name en je CRM noemt het weer anders. De plugin brengt die namen terug tot één standaard sleutel, zodat een gegeven uit het ene formulier ook in het andere wordt herkend. Op het tokens-scherm kijk je per bezoeker mee wat er is opgeslagen.

Aanzetten

Er valt niets aan te zetten. De aliassen en de whitelist staan onder Form ID > Velden, de bezoekers onder Form ID > Tokens en de tellers onder Form ID > Dashboard.

Instellingen

Veld aliassen. Onder Form ID > Velden koppel je namen aan elkaar. Links staat Alias (formulier veldnaam): de naam zoals hij in je formulier staat. Rechts staat Standaard sleutel: de naam waaronder de waarde wordt bewaard. Er staat al een set klaar voor Nederlandse formulieren.

voornaam    -> first_name
achternaam  -> last_name
naam        -> first_name
telefoon    -> phone
tel         -> phone
mail        -> email
e-mail      -> email
adres       -> address_line_1
postcode    -> postal_code
plaats      -> city
woonplaats  -> city
land        -> country

Voeg je eigen namen toe met Rij toevoegen, haal een regel weg met Verwijder en klik op Velden opslaan. De standaard sleutels die de plugin kent zijn first_name, last_name, email, phone, company, address_line_1, postal_code, city en country.

Whitelist (optioneel). Op hetzelfde scherm staat een lijst met velden die opgeslagen mogen worden, één per regel. Laat je hem leeg, dan slaat de plugin alle velden van een inzending op. Vul je hem, dan wordt alles daarbuiten genegeerd. Handig als je bewust zo min mogelijk wilt bewaren.

Vul in de whitelist de standaard sleutel in, dus first_name en niet voornaam. De alias wordt eerst toegepast, daarna pas de whitelist. Het e-mailadres en het telefoonnummer bewaart de plugin altijd bij het token zelf, want daar leunt de herkenning op.

Technische velden van het formulier, zoals de captcha en beveiligingscodes, slaat de plugin nooit op.

Het tokens-scherm. Onder Form ID > Tokens staat elke bezoeker met zijn code, 25 per pagina. Je ziet de kolommen Token, Email, Telefoon, Bron, Geupdate en CRM.

• Zoeken doe je op token, e-mailadres of telefoonnummer.
• Bron zegt hoe het token is ontstaan: via welk formulier, via een ingelogd account (wp_user_auto) of via herkenning op een FluentCRM-veld.
• CRM zegt of de gegevens naar je CRM zijn gegaan.
• Per regel kies je Details, CSV of Verwijder. Met Exporteer alles (CSV) download je alles in één bestand.

Klik op Details en je ziet wat er van die bezoeker bekend is:

• De gegevens van het token: aangemaakt, laatst bijgewerkt, wanneer het verloopt, de bron, het e-mailadres, het telefoonnummer en of het naar je CRM is gegaan.
• Velden: elk opgeslagen veld met zijn waarde.
• Gravity Forms-concepten (Save & Continue): de concepten die bij dit e-mailadres horen, als die er zijn.
• Audit log: de laatste vijftig regels. Wanneer de code is aangemaakt, herkend, bijgewerkt en naar je CRM gestuurd.

Met Download als CSV haal je de gegevens van deze ene bezoeker op. Met Verwijder dit token gooi je het token, de velden en de logregels in één keer weg.

Het dashboard. Form ID > Dashboard begint met vijf tellers: Totaal tokens, Actief (niet verlopen), Update in 24 uur, Update in 7 dagen en Verlopen. Daaronder staan twee kaarten.

• Snelle acties. Cleanup nu uitvoeren verwijdert de tokens die langer dan je Data retentie geen nieuwe inzending kregen. Dat doet de plugin ook elke dag vanzelf. Onder Test modus staat Alle tokens verwijderen (testmodus), bedoeld voor tijdens het testen.
• Snelstart. De stappen om te beginnen, met de naam van je verborgen veld en je URL parameter erin.

Ook op het gewone WordPress-dashboard staat een blokje van de plugin, met drie tellers en de laatste vijf tokens. E-mailadressen zijn daar deels afgedekt, zodat je je scherm kunt delen.

Let op

• Het tokens-scherm is je AVG-gereedschap. Vraagt iemand wat je van hem hebt, dan staat het hier bij elkaar. Het gaat alleen om wat deze plugin bewaart. De inzending in je formulierplugin en het contact in je CRM blijven staan, die ruim je daar op.
• Een CSV-export bevat persoonsgegevens. Bewaar hem niet langer dan nodig.
• Een alias werkt bij het opslaan. Wat al was opgeslagen blijft onder de oude naam staan.

Terug naar Pure Smart Form ID documentatie