Statussen en e-mails

Wat het doet

WooCommerce heeft een vaste set orderstatussen. Werk je met eigen stappen, denk aan In productie, Bij de graveur of Klaar voor afhalen, dan maak je die hier zelf aan. Met een eigen naam, een eigen kleur en een eigen klant-mail per status.

Op dezelfde pagina pas je ook de standaard WooCommerce-mails aan en zet je een automatisch review-verzoek aan.

Aanzetten

Pure Shop > Instellingen > Modules, schuifje Statussen en e-mails aan. Daarna staat Statussen en e-mails (Pro) onder Pure Shop. Je vindt de pagina ook in het blok Pagina’s in de zijbalk van de instellingen.

Instellingen

De pagina heeft vier blokken, in deze volgorde. Onderaan staat één knop Opslaan voor alles.

Je eigen order-statussen. Per status vul je in:

• Naam: bijvoorbeeld Verzonden.
• Code: leeg is automatisch uit de naam.
• Kleur: de kleur van de badge in de orderlijst.
• Telt als betaald
• Mail de klant bij deze status
• Mail-onderwerp: leeg is automatisch, met de statusnaam en het ordernummer erin.
• Mail-tekst

De status verschijnt daarna in de statuslijst van een bestelling (voor Afgerond), als gekleurde badge in de orderlijst en in de bulk-acties, zodat je twintig bestellingen tegelijk kunt doorzetten.

Zet Telt als betaald aan voor statussen die na de betaling komen. WooCommerce ziet de bestelling dan als betaald. Onderdelen die daarop letten tellen dan goed door, zoals Pure EPR.

Verzendkoppeling-mapping. Zie verderop bij “Samen met je verzendsoftware”.

WooCommerce-bevestigingsmails. Van drie klant-mails pas je het Onderwerp, de Kop en de Intro-tekst aan:

• Orderbevestiging / bedankmail (status In behandeling)
• In-afwachting-mail (wacht op betaling)
• Afgerond-mail

Lege velden houden de WooCommerce-standaard. Laat je de intro-tekst leeg, dan blijft de mail precies zoals WooCommerce hem standaard verstuurt. Dit geldt voor het HTML-mailtype, de standaard van WooCommerce.

Review-verzoek. Zie verderop.

Mail per status

Elke status kan een eenmalige mail naar de klant sturen, zodra de bestelling die status bereikt. In onderwerp en tekst gebruik je deze plaatshouders:

{voornaam}  {achternaam}  {ordernummer}  {orderdatum}  {site_naam}

De kop en voet van die mail regel je centraal op E-mails (Pro). De tekst zelf schrijf je hier, bij de status.

Komt een bestelling later nog een keer op dezelfde status, dan gaat de mail niet opnieuw. Op de bestelling staat een notitie dat de klant-mail is verstuurd.

Samen met je verzendsoftware

Sendcloud, MyParcel en vergelijkbare koppelingen zetten een bestelling meestal op Afgerond zodra het label is aangemaakt. Met de Verzendkoppeling-mapping laat je die vaste status eenmalig doorzetten naar jouw eigen status: bij “Wanneer de bestelling komt op” kies je de bron-status, bij “zet hem door naar” je eigen status. Er komt een ordernotitie bij.

Je hoeft in je verzendsoftware dus niets aan te passen: de mails hangen aan de status-overgang en gaan vanzelf mee.

Review-verzoek

Vink “Verstuur automatisch een review-verzoek” aan en stel in:

• Na status: standaard Afgerond. Je eigen statussen staan er ook tussen.
• Wachttijd (dagen): standaard 3.
• Review-link: bijvoorbeeld je Google-reviewlink. Gebruik je Pure Reviews, dan hoort de uitnodigingslink daarvan hier.
• Mail-onderwerp en Mail-tekst: leeg is de standaardtekst. Onder de tekst komt vanzelf een review-knop. Met {review_url} zet je de link ook in de tekst.

De klant krijgt het verzoek één keer per bestelling. Zodra de bestelling de gekozen status bereikt staat het verzoek ingepland, met een notitie op de bestelling. Tot het verzendmoment vind je het terug bij Geplande e-mails op E-mails (Pro), waar je het ook kunt annuleren. Daar staat ook het vinkje om deze mail helemaal uit te zetten.

Is de bestelling in de tussentijd geannuleerd of terugbetaald, dan gaat het verzoek niet uit.

Let op

Zonder review-link wordt er niets verstuurd. Op de bestelling komt dan een notitie dat het verzoek is overgeslagen, zodat je ziet wat er nog moet gebeuren.

Wijzig de code niet van een status waar al bestellingen in staan. Die bestellingen houden de oude code. Een status verwijder je door de naam leeg te maken en op te slaan.

Zonder geldige Pro-licentie blijven je eigen statussen bestaan en zichtbaar, met hun badge. Je bestellingen raken dus niet uit beeld. De bulk-acties, de mails per status, de mapping, de aangepaste WooCommerce-mails en het review-verzoek staan dan uit. Zie Licentie en updates.

Terug naar Pure Shop Pro